使用 ShareFile for Outlook 的好處

我們當中有誰沒遇過電子郵件檔案大小限制的困擾呢？或者被要求透過電子郵件傳送稅務資料或其他敏感文件？當然，雖然有些小技巧可以確保只有收件者能存取你寄出的內容，但……你真的想跟客戶助理解釋怎麼解密檔案嗎？不想吧？那就來看看 Progress ShareFile 能帶來什麼改變吧。

ShareFile，如其名，是一款專為文件分享設計的解決方案，讓安全的文件工作流程、協作與電子簽名都變得簡單可行。它有許多能讓你的專業生活更輕鬆的方法，這裡我們聚焦於它如何透過 ShareFile for Outlook 插件，讓你的 Outlook 收件匣更高效。

大檔案？輕鬆搞定！

並不是每個文件都能剛好符合 Outlook 的 20MB 限制，特別是當你與他人共同編輯，加入圖片或影片後，檔案大小很容易就超標。

過大的檔案會打斷你的工作流程，分散注意力。你可能需要把檔案上傳到其他平台，再產生連結貼到電子郵件中，多了好多額外步驟。偶爾還好，但如果你經常處理大檔案，這些時間成本就不可忽視了。

而對收件人而言也是一樣的麻煩。他們需要額外下載應用程式、登入才能跟你交換大檔案，流程繁瑣，甚至可能因此打消合作的念頭。

相反地，使用 ShareFile，讓客戶直接在郵件中簡單上傳檔案即可。只要點擊 ShareFile 的連結，就能輕鬆上傳最多 100GB 的資料（依據你的方案等級而定）。而你，只需像平常一樣附加檔案，ShareFile 會自動將它轉換成一個連結，收件人一鍵點擊即可取用，不需要額外的技術說明或密碼分享。

安全電子郵件，讓你和客戶更安心

電子郵件仍然是商業溝通的主流，原因無他——簡單方便。但也正因為太方便，安全性常被忽略。透過 ShareFile 的 Outlook 插件，你可以在不影響原有寄信流程的情況下，安全地分享文件。

使用 ShareFile 寄出的加密郵件，會以通知形式抵達收件者的收件匣，只需點擊一下，就能進入安全門戶查看內容，既方便又安全，不必安裝第三方加密軟體或額外說明。

彈性控管存取權限

同時傳送多個不同存取需求的檔案？沒問題。ShareFile 允許你為每個檔案設定獨立的安全權限，甚至可以設定存取到期時間。

若你的公司啟用了 ShareFile 的 Restricted Zones 功能，當你試圖分享來自 Restricted Zone 的檔案時，Outlook 插件還會提示你進行身份驗證，進一步強化資料保護。

讓檔案配合你的工作流程

手動移動檔案非常耗時。透過設定 ShareFile 的 Outlook 插件，你可以決定收到的檔案要如何處理。

例如，來自特定客戶的文件，可以自動儲存到你事先設定好的專屬資料夾中；需要查看時，直接打開就好，不必再翻找郵件。

未存入 ShareFile 的檔案，會暫存在臨時檔案箱中，你可以選擇是否正式歸檔。未處理的檔案則會在一定時間後（如 180 天）自動刪除，避免空間堆積或產生失效連結。

一旦檔案進入 ShareFile，它會自動同步，不論在哪台裝置或哪個瀏覽器，都能輕鬆存取。

檔案開啟通知，掌握最佳跟進時機

寄出檔案後，最尷尬的就是不知道何時該跟進。太快催促，顯得心急；太晚詢問，可能錯過關鍵時機。

使用 ShareFile，當對方開啟你傳送的檔案時，Outlook 會即時通知你，讓你掌握最佳的跟進節奏，維持專業形象又不耽誤專案進度。

延伸整合，最大化你的時間效益

當然，ShareFile 的功能不只限於提升 Outlook 效率。它還能與 Salesforce、QuickBooks、PipeDrive 等常見商務軟體整合，進一步優化你的文件管理流程，提升整體工作效能。