當檔案傳輸安全成為商務中不可或缺的一部分，自動化便成了最佳的作業模式。在手動作業模式中，使用者可能會上傳到錯誤的資料夾、忘記密碼，或是不小心刪除資料夾。而手動電子郵件通知有可能會被滯留在草稿匣中或是寄到錯誤的地址。將上傳、下載、通知以及其他程序自動化可將發生錯誤的風險降到最低，大幅提升安全性保障。

對於中等傳輸量的情況，運用使用者編寫的指令碼搭配 FTP 伺服器使用或許可應付需求。但隨著傳輸處理程序的數量增加，維護及更新指令碼的負荷便成了問題。時間久了，指令碼的作者或許離職了。更新沒有作者的指令碼可能遠比編寫新的指令碼更耗費人力。隨著傳輸作業量增加，資訊系統專員的負擔可能超過能力所及。

此時，您可能需要檔案傳輸管理安全解決方案來建立簡易的拖放操作流程。像 MOVEit 這樣的產品可提供強大的自動化功能，包括提供複雜的邏輯程序來簡化任務建立和更新作業。

當傳輸量增加到上千萬筆時，工作流程必須要能隨著個別情況變動，此時便需要 B2B 。

在大多數業務流程應用程式中，可傳輸的文件大小都低於 10 MB。所以，當需要傳輸更大的文件時，不少公司不能使用電郵作傳輸工具，所以都會採納同時能兼顧安全性的文件傳輸解決方案。Secure FTP 或 MFT 都是適用於傳輸附檔太大的電郵時的解決方案。

在不同地點或合作夥伴之間交換資料通常是核心商務程序中不可或缺的一部分。絕大多數的 FTP 產品，都缺乏管理透明度和可追蹤檔案傳輸活動並提供檔案傳達證明的控管功能。若保證送達為必備需求，那麼檔案傳輸管理系統或 B2B 整合會是適當的途徑。

外部檔案傳輸會讓資料暴露到公開網際網路中。若共用的資料為專屬、機密、限制性或者受資料保護法規管轄，那麼保障安全性就是當務之急。對於涉及法規遵循稽核的情況，FTP 是相當冒險的提議，許多稽核公司視 FTP 蔓延為嚴重的問題。相對的，檔案傳輸管理系統提供多項優勢，包括強化的系統、存放資料加密、進階使用者存取控制，以及防偽機制稽核紀錄。

當傳輸資料給外部合作夥伴是關鍵的作業程序時，產品的適任性可區隔競爭優勢的高低。檔案傳輸管理（MFT）系統通常提供安全性保障、便利以及彈性變動速度，也成為主控機構的競爭資產。