收到別人的機密電子郵件？這樣做就對了。

當我們想到誤寄電子郵件時，往往會先站在寄件者的角度思考。畢竟，沒有人想要告訴自己的主管，自己可能（即使只是意外地）要為一起資料外洩事件負責。但如果你是在收件匣的另一端，該怎麼做呢？

如果我認識寄件者呢？

有時候，當我們收到一封原本是要寄給別人的電子郵件時，那可能只是垃圾郵件。雖然很惱人，但這類來自大量行銷名單的郵件不需要回覆——而且你大概也不會收到任何回應。這類訊息可以直接忽略並刪除。如果一直發生，你可以將寄件者回報為垃圾郵件或廣告信，以封鎖後續來信。

在其他情況下，你可能會不小心收到一封機密郵件，其中的資訊原本是要給你認識的某一個人（或少數幾個人）。這種情況很常見，尤其是在大型企業中，自動更正可能會錯誤選到姓名相似的人。當你不小心收到來自自己組織內部某人的機密郵件時，事情其實很簡單。

如果很明顯看得出來這封郵件原本是要寄給誰的，就直接轉寄給正確對象，並副本抄送原始寄件者，讓對方知道你做了什麼。如果你完全不知道這封訊息原本是要寄給誰的，只要告訴寄件者你是意外收到這封信，然後就可以繼續處理自己的事。當我們不小心收到來自自己組織外部人士的機密郵件時，情況就比較棘手一些。

我應該回覆陌生人寄來的機密郵件嗎？

從倫理上來說，你沒有義務一定要做什麼。這裡需要運用一些常識判斷。如果那是一封行銷訊息、垃圾郵件，或看起來完全不重要的內容——直接刪除後繼續就好。不過，如果那封訊息看起來可能會影響某個人的生活或職涯，而且情況緊急，那你可能就會想考慮介入。

寄信的人可能已經在無意間造成了一起資料外洩事件，因此你主動聯繫對方並讓對方知道，可能是很重要的。如果郵件內容涉及敏感資訊，這對相關人員來說可能會是非常嚴重的問題。也許這封郵件原本是要寄給某位客戶——那麼客戶的資料就面臨風險，而寄件者也在無意間造成了資料外洩。

回覆寄件者是件好事，原因有幾個。這能讓寄件者知道自己犯了錯，也比較不會在未來再次打擾到你。此外，在及早發現資料外洩這件事上，你可能是幫了對方一個大忙。當然，這不是你的錯，而且你在法律上也沒有義務一定要做任何事。最終，還是由你自己決定。

如何避免自己犯下同樣的錯誤

誤寄電子郵件可能會讓人很尷尬。不過在最糟的情況下，企業可能因此失去客戶，員工也可能因此丟掉工作。你可以透過再次確認收件者的電子郵件地址（尤其是在使用自動完成時）、cc 欄位，以及 Bcc 欄位，來避免自己落入這種情況。你也會想要再次確認所有附件。

不過，我們終究只是人。不可能在整個職涯中抓出每一個錯誤或每一個拼字失誤。組織可以設定靜態規則（例如，你可以寄信給 A 公司，但不能寄給 B 公司），但這些傳統方法既僵化又不可靠。它們也依賴持續不斷的提示，久而久之，即使是最認真的員工，也可能產生「點擊疲勞」。要徹底避免誤寄電子郵件，最好的解決方案就是透過 Human Risk Management。

KnowBe4 Cloud Email Security 就是 Human Risk Management 的一個例子，因為它能透過機器學習，依照你的個人行為進行調適。它可以協助你及時發現情境導向的錯誤，例如加入了錯誤的收件者、附上了錯誤的檔案，或忘記使用 Bcc 而誤用了 cc。

文章來源: Received Someone Else’s Confidential Email? Here’s What To Do.