為什麼專業服務公司正在拋棄傳統的EFSS工具？

EFSS 是指 企業檔案同步與分享。與透過 Gmail 或 Slack 等平台分享檔案不同，這類軟體使專業服務公司能安全地分享、儲存和管理雲端中的檔案。

如今，您的公司在 EFSS 的軟體選擇上有許多選擇。Box、Dropbox 和 Google Drive 是最受歡迎的檔案分享應用程式之一。

不過，像這些傳統的 EFSS 工具對您的組織來說合適嗎？

在這篇文章中，我們將探討使用一般性 EFSS 工具時出現的限制和問題，以及為何專業服務公司會傾向於使用更具針對性的解決方案。

使用傳統的 EFSS 工具本身沒有什麼錯。對一些企業來說，能快速便利地分享和儲存檔案的一般解決方案已經足夠。

話雖如此，像 Box 和 Dropbox 的工具其實相當基礎。它們主要有兩個功能做得很好：

• 檔案共享
• 檔案同步

這些工具（如 Google Drive）還具備文件生成能力。
這類傳統的 EFSS 工具使得檔案分享和組織變得更加簡單，特別是對於分散的團隊和客戶。

根據 Markets and Markets，全球 EFSS 市場預計到 2028 年將增長至 355 億美元（相比 2023 年的 94 億美元）。這一增長有許多驅動因素，尤其是在以文件為核心的行業，如專業服務。

首先，由於分散團隊的增多，以及遠端和混合工作的潮流，使得企業需要更有效的協作解決方案。其他在專業服務領域的驅動因素包括對更高安全性、生產力和可擴展性的需求。

讓我們來看看四個使得如 Progress ShareFile 這類針對性解決方案比一般的 EFSS 更有用的原因：

1. 不只是檔案分享與同步

我們來快速了解 Dropbox：

實際上，像你們這樣的公司，使用這樣的一般性 EFSS 可以做什麼呢？

這個雲端系統允許實時檔案傳送，這是必須的。您還可以將檔案組織成資料夾。此外，還提供了一些自動化功能，儘管這些功能主要是將檔案轉換為其他格式或自動整理到資料夾中。

但是，假設您是某顧問公司的 IT 總監，總裁希望一切都盡可能地集中。一般性的 EFSS 提供的功能用到一定程度後，您就會開始尋找其他軟體來填補工作流程中的空白。

以 ShareFile 軟體為例。該平台一開始可能看起來與 Dropbox 一樣簡約，但當您深入了解，您會發現它擁有一整套為文件為中心的公司量身打造的功能。

這個 EFSS 擁有以下功能：

• 創建個人和共用資料夾系統。
• 為每個客戶添加中心，您可以在其中指派聯絡人、分享檔案和連接項目。
• 設置項目及其相關的待辦事項清單、請求、檔案和評論。
• 使用預建模板（或自行創建）來簡化任務清單和工作流程的設置。
• 向客戶發送與表單相關的請求（例如，審核/批准、簽名等）。
• 啟用自動化工作流程，以幫助保持檔案相關流程按計劃完成。
• 為客戶提供提交視覺反饋和檔案批准的地方。
• 收集所有必要方的簽名。
• 發送自動提醒以幫助您獲得所需的檔案、批准和簽名。

如果沒有像 ShareFile 這樣的平台，公司通常需要依賴多種軟體以支持類似的工作流程。例如，您可能使用 Dropbox 進行檔案分享，Monday.com 進行項目管理，Honeybook 用於發送合約和獲得批准，HubSpot 用來管理客戶資訊，還有其他等。

現代工作流程不能再這麼低效率或分散了。因此，像 ShareFile 這樣的解決方案正逐步走向前端。

2. 為專業服務量身訂做的計畫

如果您需要更多的功能和儲存空間，傳統 EFSS 解決方案提供了擴展計畫的選項。例如，Dropbox 有四個可用的計畫。

• Plus 適合個人使用者。
• Professional 適合有客戶的獨立企業。
• Standard 適合團隊。
• Advanced 適合公司。

每個計畫增加了更多的儲存空間、檔案大小傳輸和恢復時間。還會新增一些功能，例如 PDF 編輯、簽名收集和密碼保護。

這些都是加入 EFSS 的優良功能。唯一的問題是，它們仍然非常一般性。專業服務界的公司，比如會計師事務所和顧問公司，將受益於更加量身打造的功能。

讓我們看看 ShareFile 在這方面的不同之處：

有四個計畫可供選擇，其中包括行業特定的功能。
(*註：其中兩種版本 Insudtry Advantage & Virtual Data Room 適合搭配國外平台系統，台灣未銷售。）

例如：

• 文件合併/打包
• 檔案的檢入/檢出
• 整合的客戶入門過程
• 會計專用模板
• 稅務準備
• 自動電子簽名信函

雖然個人和獨立企業可以使用 ShareFile 計畫來擴大，但它們也特別考量了專業服務公司的需求。如果您正在尋找擴大業務運營的方式，您需要一個能集中盡可能多檔案相關功能的平台。

3. 與專業服務軟體的整合

企業無法負擔在低效率的過程中浪費時間。檔案分享和同步過程中，時間被浪費的最大原因之一是缺乏整合。

不僅從一個平台手動轉移數據會浪費時間，人為錯誤的可能性同樣存在。即便是最用心的員工，在不同工具之間轉移數據時也會出錯。

這就是為什麼您的 EFSS 和其他軟體之間的順暢整合至關重要。

但傳統 EFSS 系統的問題在於它們往往與其他一般性軟體整合。例如，Dropbox 可以與 HubSpot、Microsoft、Google Workspace、Adobe、AWS、Autodesk 和 Canva 整合。

但您組織使用的應用程式又有多大機率僅限於這些呢？

如果您正在使用軟體來執行與會計相關的專項任務，那麼這些整合將無法滿足您的需求。

使用 ShareFile 軟體後，專業服務公司可獲得一般性整合及針對其獨特商業使用案例的整合。
例如，ShareFile 軟體整合了：

整合	用途
Box	一般檔案儲存
Dropbox	一般檔案儲存
Google Workspace	電子郵件、檔案生成和儲存
Microsoft 365	電子郵件、檔案生成和儲存
FreshBooks	會計
QuickBooks	會計
Xero	會計
Stripe	支付處理
Applied Systems	電子簽名
ProntoForms	遠端數據收集
Sony Digital Paper	文件檢索和傳送
Pipedrive	客戶關係管理
Salesforce	客戶關係管理 + 檔案生成（例如，合約、協議、報價單）
RedTail	財務的客戶關係管理
Orion	財務顧問技術套件
Hubdoc	財務文件管理
ShareFile for Script Sfax	醫療保健傳真
Smartbid	建築文件管理
BidPlanroom	建築招標管理
TrialPad	審判展示文件

如果您仍未在列表中找到想要的應用程式，Zapier 可以與 ShareFile 軟體無縫整合，您可以設置自定義連接以支持超過 4,000 種應用程式。

4. 行業專用的安全功能

傳統EFSS通常提供基本的安全能力。例如，一些 Dropbox 計畫包含：

• 雙因素身份驗證
• 檔案分享權限
• 端對端加密
• 加密金鑰
• 密碼保護
• 水印
• 用戶追蹤和歷史紀錄
• 檔案恢復

一些供應商聲稱符合 GDPR 和 HIPAA 等法規，儘管實施細節可能有所不同。

相比之下，專為專業服務公司打造的 EFSS 擁有針對其獨特用例的安全功能。

以 ShareFile 平台為例。除了 Dropbox 上提到的安全功能外，ShareFile 軟體還包括額外以安全為重點的能力，例如：

• 嚴格的密碼政策
• 密碼哈希
• 帳戶鎖定
• 多因素身份驗證
• 當設備丟失或被盜時，遠程鎖定和擦除加密數據
• TLS 安全協議以及 256 位元加密用於上傳和下載
• 加密檔案連結和訊息
• 與下載、編輯、複製和分發相關的用戶訪問粒度控制
• 安全警報
• 登錄頁面的條款和條件接受
• 本地電子簽名技術
• 使用 AI 推動的分享設置建議，幫助減少人為錯誤的風險
• 水印、保密協議執行和交易室的準備
• 虛擬數據室以保護敏感文件和機密交易
• 審計追蹤

此外，ShareFile 軟體支持對 GDPR、SEC、FINRA、HIPAA 等法規的合規性。ShareFile 的數據中心已獲得與 SOC 2 type 2、ISO 27001 和 ISO 27701 框架相符的安全認證。

當檔案安全和合規性成為業務的重要組成部分，許多公司會重新考慮是否只依賴傳統 EFSS。並且強迫員工、客戶和合作夥伴在安全的設備和網路上工作並不足夠。您需要一個旨在支持強大安全性、隱私和合規要求的檔案管理系統。

此處了解更多 ShareFile 的安全性和合規性。

總結

一般消費者和企業檔案分享工具可能對某些企業來說足夠。但需要分享和管理高度敏感資料的專業服務公司需要更多。

透過使用 ShareFile 軟體，您的公司將獲得專為您的企業量身打造的功能、可隨著您的需求擴展的計畫、行業特定的整合和強大的安全能力。如果您正在尋找提升檔案相關的生產力、安全性和準確性的方法，這類 EFSS 是必備之選。

文章來源: Why Professional Services Firms Are Ditching Legacy EFSS Tools