【案例研究】賦能非營利組織：Jitasa 如何透過 ShareFile 軟體擴展影響力
關於 Jitasa
Jitasa 是專為非營利組織（NPO）提供記帳、會計與財務管理服務的領先服務商。他們的團隊與全球許多以使命為導向的團體合作，協助他們應對複雜的財務規範並維持合規，讓這些組織能全心專注於所服務的社群與公益事業。
擴展安全財務營運：為使命導向的工作保駕護航
Jitasa 每天都需要處理大量敏感的財務資訊，包括薪資發放資料、報稅文件、審計憑證與財務報告。處理這些資料需要高度的謹慎、一致性與強烈的責任感。
隨著組織不斷擴展並轉型為「全遠端（Fully Remote）」且分布全球的團隊型態，建立安全可靠的文件工作流變得更加重要。這不僅是為了提升效率，更是維護 Jitasa 與客戶之間信任基礎的關鍵。
「因為我們每天都要處理高度機密的財務資訊與龐大的檔案量，安全檔案傳輸不是可有可無的選項，而是我們營運模式與維繫客戶信任的根本。」
—— Tiffany Hylton，Jitasa 會計服務總監
然而，隨著業務成長與責任增加，傳統人工處理文件的侷限性也開始浮現。
面臨的挑戰：人工流程與日益增加的複雜度
在全面標準化採用 Progress ShareFile 軟體之前，Jitasa 的許多文件流程都是人工且分散的。雖然團隊對資安非常重視，但過去透過 Email 來分享檔案、收集簽核與管理簽名的做法，隨著組織擴張，逐漸導致作業延誤、版本混亂以及資訊透明度不足。重要文件常淹沒在收件匣中，簽核需要頻繁追蹤，要讓大家維持在最新的檔案版本變得越來越困難。
隨著審計要求與合規標準不斷提高，加上團隊需要跨時區與跨地區協作，人工流程難以為繼。Jitasa 需要一個更集中、更安全的方法來管理與協作文件，且不能為員工或客戶增加不必要的複雜度。
解決方案：透過 ShareFile 建立集中且安全的工作流
Jitasa 採用 ShareFile 作為安全的集中化平台，統籌對外客戶與對內團隊的文件存儲、分享與簽核流程。該平台讓他們得以擺脫仰賴 Email 的舊有模式，建立起處理敏感財務資料的一致性系統。
透過導入 ShareFile 軟體，Jitasa 能夠：
- 安全傳輸與存儲： 保護機密的非營利組織財務資訊。
- 集中化文件管理： 使用一致的資料夾結構整理檔案。
- 簡化簽核流程： 結合內建的電子簽章（e-signature），加速薪資、稅務與審計簽核。
- 完整稽核軌跡： 維持存取控管與操作紀錄，支援合規與權責歸屬。
- 無縫跨國協作： 賦能遠端與全球分散的團隊順暢合作。
特別是簽核工作流的效率獲得了大幅提升。文件可以直接從 ShareFile 發送簽署，並透過自動化通知與提醒減少人工追蹤的需求。
「以前所有的事都非常人工化，」Hylton 解釋道。「把 ShareFile 更深入應用後，我們再也不用為這些雜務操心了。我基本上就是把文件發出去，然後事情就搞定了。」
實用 AI 輔助日常工作
除了安全的檔案分享外，Jitasa 還運用了 ShareFile 的 AI 輔助功能 來提升內部效率。他們沒有把 AI 當成抽象的概念，而是落實於具體的日常任務中，例如審閱內部文件或查閱流程更新。
「很多時候處理內部文件（如說明說明書或流程變更）時，」Jitasa 客戶服務常務董事 Brock Burgess 表示，「如果想找特定區域的關鍵要點，我就會使用內建的 AI 功能直接深入該章節，幫我擷取重點。」
這種做法讓團隊能快速獲取相關資訊，從而將更多時間投注在確保資料準確度、服務品質與深化客戶關係上。
無痛導入與普及
無論是內部團隊，還是數位化程度不一的非營利組織客戶，「易用性」對 Jitasa 來說都是關鍵因素。ShareFile 工具迅速在會計、客戶服務到業務等各部門推廣開來。
「即使像我這種不太精通電腦科技的人，ShareFile 用起來也是小菜一碟（a piece of cake）。」
—— Steve Doud，Jitasa 業務高級副總裁
客戶在報到（Onboarding）階段就會接觸 ShareFile，通常當天就能開始上傳文件，迅速建立起信心。在內部，它也成了日常營運中極為可靠的一部分。
「我們的客戶在使用這個工具進行文件分享與簽核時，給予了極高評價，因為它完全滿足了保護我們與客戶資訊安全的所有需求。」
—— Brock Burgess，Jitasa 客戶服務總監
關鍵成果與價值
透過 ShareFile 軟體標準化文件工作流，Jitasa 取得了顯著的營運效益：
- 減少人工負擔： 大幅降低追蹤文件與簽核的時間成本。
- 隨時隨地安全存取： 實現更快速、可靠的跨地區檔案存取。
- 深化客戶信任： 透過安全處理敏感財務資料，強化客戶對組織的信任。
- 支援全遠端團隊： 為全球分布的遠端工作力提供強大後盾。
- 提升審計準備度： 透過集中化存儲與簽核紀錄，隨時應對審計查核。
「把所有資料集中在一處提供了清晰的稽核軌跡——客戶完成簽署、我們處理薪資發放，我們能確切知道簽核發生的時間與地點。」
—— Brock Burgess，Jitasa 客戶服務總監
未來展望
隨著 Jitasa 持續成長，組織計劃進一步探索 ShareFile 的 AI 功能與工作流自動化潛力。透過有策略地運用新科技，Jitasa 旨在提升資料準確度、營運效率與客戶關係，同時持續支援非營利組織不斷演進的需求。
有了安全且具擴充性的系統作為後盾，Jitasa 已做好充分準備，將透過財務透明度、信任與合規性，幫助更多非營利組織蓬勃發展並擴大影響力。
