跨國電子簽名合規性：企業需要了解的事項
遠端工作和數位工作流程已成為每個行業的常態，電子簽名則是現代商業流程的核心。但當合約和批准跨越國界時，電子簽名的合規性可以變得比原本更為複雜。本文將探討在全球市場中處理電子簽名要求時的一些關鍵考量。
為什麼電子簽名合規性重要
在這個遠端工作和數位優先的時代，數位簽署的文件比以往任何時候都要多，這是有充分理由的。電子簽署便捷、無摩擦，而且坦白說，您的客戶期望這樣做。它可以減少文書工作、縮短交易周期，並使組織更容易與全球的客戶和供應商合作。
當然，問題在於，雖然跨國交易很常見，但電子簽名的法律在全球範圍內並未標準化。事實上，電子簽名的法律在不同國家之間的差異可以非常大。
當然，這種不一致並不意味著組織可以在與國外客戶打交道時簡單地忽視電子簽名法律。最好的情況是，未能遵循國際電子簽名法可能導致合約無法執行。最糟糕的情況是，組織可能會面臨監管問題，並可能導致監管處罰或違規。
因此，電子簽名合規性必須被視為核心的運營和法律優先事項，而不是事後的考量。
因此，許多組織正在採用安全的文件協作平台，例如 Progress ShareFile，它結合了加密文件共享、工作流程自動化和 集成的電子簽名功能。通過在單一受控環境中管理文件交換、批准和簽名，企業可以幫助降低監管和操作風險，同時保持國際交易的可審計性。
什麼使得電子簽名有效?
儘管電子簽名法律因國家而異，但有幾個核心原則在大多數法域中通常是成立的。例如，與紙質文件一樣，通常所有相關方都必須清楚表達出簽署的意向。甚至可能要求各方明確同意使用電子簽名。
另一個常見的要求是，電子簽名必須安全地鏈接到被簽署的文件。這有助於防止有人簡單地將簽名複製並黏貼到假冒的文件上。
此外，許多允許數位簽名的國家都有法律規範，要求電子簽署的文件必須是不可篡改且可驗證的。這通常涉及保持詳細的審計日誌，記錄：
- 文件何時被訪問
- 誰查看或修改了它
- 何時簽署
- 簽署者的身份
現代的文件工作流程平台如 ShareFile 通過自動生成帶有時間戳的審計記錄和活動日誌來支持組織滿足這些要求，這些記錄驗證了文件在簽署過程中的流動情況。
這些核心原則強調了一個非常重要的觀點。電子簽名和數位簽名（通常被稱為電子簽名）並不是同一回事。電子簽名是一個廣泛的類別，包括點擊簽署、輸入姓名或掃描的實際簽名圖像等。
數位簽名則有所不同。數位簽名是加密安全的，且與審計日誌相連。與許多類型的電子簽名不同，數位簽名的設計可以被驗證。全球大多數電子簽名法規聚焦於這種可驗證性。
全球電子簽名要求
對於組織來說，挑戰在於確定在特定情況下哪種法律適用於電子簽名。一般而言，電子簽名要求基於兩個因素：地理位置和用例。
例如，在美國，電子簽名受 [E-Sign Act](https://uscode.house.gov/view.xhtml?req=(title:15 section:7031 edition:prelim)) 的規範。雖然這項法案建立了一個描述如何承認電子簽名及其使用方式的框架，但在用例方面，可能還有一些超出E-Sign Act所規定的額外要求。
這只是針對美國。每個主管機關都設有自己的要求。例如，歐盟有 (EU)第910/2014號決議（eIDAS）。英國在很大程度上也遵循這些規則，但自英脫歐以來，要求開始出現差異。加拿大的電子簽名治理則有個人資訊保護和電子文件法（PIPEDA）。這只是全球電子簽名法規處理方式的一些極簡化示例。
了解如何使用 eIDAS 對齊的內建功能 為電子簽名簡化全球業務。
使用電子簽名跨越國界的類似要求中，經常被忽視的一個方面是數據居住地的要求。雖然許多國家有要求不可變的審計日誌的法規，但這些要求可能在簽署的文件及其存儲地點上有所不同。
有時，您可能會遇到不同國家之間的數據居住地要求相互矛盾的情況。例如，假設您所在的國家要求文件和審計日誌必須在國內存儲，但您卻在與歐盟的某人交涉。一般來說，GDPR規定限制歐洲經濟區（EEA）的個人數據在未經批准的轉移機制下不得轉移到歐盟以外。
在這樣的情況下，您需要尋找監管例外情況。例如，在歐盟，您可能可以依賴合適性裁決或其他機制，如 標準合約條款（SCC）。
這些複雜性使得強大的數據治理能力變得至關重要。組織必須確保文件工作流程包括安全存儲、加密、訪問控制以及在合約生命周期內對文件活動的可見性。
全球電子簽名合規性最佳實踐
電子簽名合規性可能是具挑戰性的，因為適用的法律在不同的法域和用例基礎上差異很大。基於這一原因，定期與法律顧問審查合規要求並為相關團隊提供各自運作地區的具體監管義務培訓是至關重要的。
此外，組織應選擇一個設計時考量合規性的電子簽名解決方案。使用支持相應法律、安全和審計要求的平台可以幫助降低監管和運營風險，並使得在不斷變化的監管環境中更容易導航。
組織可以通過遵循幾個關鍵的最佳實踐來降低風險。
- 了解地區法規
與法律團隊密切合作，了解組織在各自運作地點的具體合規要求。 - 根據交易風險調整簽名方式
某些合約可能需要更強的身份驗證或數位簽名方法。 - 保持詳細的審計日誌
強大的活動追踪可以幫助展示合規性並保護組織。 - 培訓內部團隊
參與銷售、法律或運營的員工應了解地區法規如何影響電子合約。 - 使用專注於合規性的文件平台
如 ShareFile 等平台結合安全的文件交換、工作流程自動化和集成電子簽名功能，可以幫助組織管理跨境合約，同時支持安全控制、監管合規及運營效率。
文章來源: E-Signature Compliance Across Borders: What Companies Need to Know
