金融領域中的人工智慧文件流程：應用、案例與優點

在一個以信任為貨幣的行業中，數據不準確會迅速損害財務專業人士或機構的可信度。即使是小小的記錄維護疏忽，也可能導致重大的財務和合規風險。在數據管理、分析與高風險決策之間的角色，就像在走鋼絲，必須小心謹慎地取得平衡。

考量到每天需要進行仔細審查敏感資料以確保準確性，傳統的文件管理無法跟上這樣的需求。金融專業人員需要一種智能文件管理方法，能夠節省時間同時提升準確性。

雖然許多科技旨在簡化文件管理，但人工智慧（最新的顛覆者）正在更大程度上自動化重複性任務，並以以前難以想像的方式提升效率。在這篇文章中，我們將探討人工智慧如何影響財務文件管理。

什麼是人工智慧驅動的金融文件處理？

AI驅動的金融文件處理意味著利用人工智慧來自動化資料擷取、分類和分析財務紀錄。這個過程不僅僅是傳統的資料輸入方法，因為傳統方法耗時且容易出錯。

隨著一些技術的發展，如機器學習、光學字符識別和自然語言處理，AI能夠根據設定的規則準確解讀金融文件，幫助金融專家迅速且精確地理解龐大且非結構化的數據。有了準確性的保障，金融專家可以專注於建立和培養客戶關係，並能自信地提出建議。

雖然人工智慧（AI）在文件管理方面發揮著重要作用，並且被視為一項無價的投資，但在這個過程中，人性化的因素同樣不可或缺。

金融業擁有高度敏感的數據，因此將 任務自動化委派給AI 需要仔細分析。首先，您需要了解您的業務數據有多敏感，才能做出正確的選擇。

以下是一些可以從AI自動化中受益的財務文件類別：

• 財務報表
• 合約
• 銀行對帳單
• 稅務文件
• 發票
• 費用報告
• 貸款申請
• 投資報告

由於這些文件在財務工作流程中具有高度重複性，因此它們適合進行AI自動化。在接下來的部分，我們將探討AI在金融文件方面的具體應用案例及其整體優勢。

金融領域的AI應用：文件管理中的五大使用案例和好處

在金融業中，AI應用於文件處理的案例非常多樣，從數據整理到分析和預測都有。讓我們來看看五個主要的應用案例，以及一些金融公司如何從AI中獲益。

安全的電子簽名工作流程

如果沒有適合的工具或方法，獲得客戶簽名可能會變得很麻煩。這可能會導致安全性受損、專案延遲或錯失機會。例如，客戶經常需要下載不明的軟體來簽署文件，或者將文件列印出來掃描後再寄給他們的財務夥伴。對於金融業來說，時間和安全性對於決策至關重要，這種做法是有缺陷的、令人焦慮的，且不安全。

隨著科技的進步，取得客戶電子簽名變得更加順暢和安全。例如，Progress ShareFile 提供了一個整合式電子簽名解決方案，幫助金融專業人士輕鬆收集簽名。這個解決方案讓專業人士能將多份文件整理成一個檔案，並僅需幾個點擊就能發送給客戶簽名。

此外，如果一份文件需要多個簽名，ShareFile 提供了按順序請求簽名的工作流程。使用起來就是這麼簡單。

以下是客戶對於 ShareFile 的電子簽名整合所說的話：

「ShareFile 的電子簽名功能大幅簡化了合約、變更單和其他文件在多方之間簽署與回傳所需的時間。」

—— Mark Dillon

Eggemeyer Associates Architects 負責人

來源：客戶故事

精準的財務文件摘要

一位財務經理的日常工作通常包括策略規劃、財務分析、開會以及關鍵決策過程。每項活動都依賴於繁瑣的日常流程，這包括審查冗長的記錄。

以一位財務經理為例，他需要為不同的客戶提交稅務文件。一般的流程包括彙整收入報表、支出報告、薪資數據、發票和收據。他們還必須與其他部門協調，以收集相關文件。接下來便是實際的審查過程，這是一個耗時的任務。

不過有好消息。財務經理可以透過AI輔助的摘要功能來回收時間，提取關鍵細節，省略繁瑣的手動分析。

ShareFile 提供了一個 AI 驅動的工作流程，幫助許多金融專家更聰明且有策略地工作。根據使用過這項功能的金融專業人士表示，「ShareFile 讓我有更多時間來服務客戶。」這裡有一個範例：

「我們有一套篩選流程，需要分析潛在客戶的報稅資料，以確保彼此適合合作。當報稅文件動輒高達 200 頁時，ShareFile 的 AI 文件摘要功能可以快速提供我們所需資訊，省下原本得花一小時閱讀的時間。這樣每週處理多位客戶下來，對業務效率與生產力的提升產生了顯著影響。」

—— Paul Nylen

合夥人 Nvien & Partners, LLC

更快速的文件收集

我們的目標是更好地服務客戶並建立與他們的強大關係。不幸的是，對於金融專業人士來說，文件工作常常成為障礙，導致每日的工作流程混亂。許多迅速察覺到這一問題的公司正採取聰明的策略來應對。而現在，已經採用AI驅動創新策略的公司中，有34%的人看到他們的運營效率有顯著改善。

雖然有許多方法可以簡化文件收集的快速存取，ShareFile 提供了一種更具創新性的方式，透過 AI 來學習您的內部流程，達成更個人化的工作流程。藉由其 AI 驅動的工作流程，您可以根據內部流程預先生成文件請求清單並自動化文檔處理。

如果您在客戶入門時經常需要新客戶手動分享像是身份證明、收入證明、稅表及投資紀錄等文件，ShareFile可以自動化這個請求。使用ShareFile的預設模板，您可以開始一個新的客戶文件請求，AI則會根據客戶的財務狀況自動生成一份安全的文件請求清單。這樣會向客戶發送一個上傳文件的連結至ShareFile。如果有任何文件遺漏或不正確，系統也會自動發送跟進請求給客戶。

以下是工作流程圖：

金融文件安全自動化

資料安全在金融業中是一個關鍵的標準。因此，金融機構投入大量資源於先進工具，以保護客戶及公司的詳細資訊。常見的方式是透過電子郵件進行手動文件加密或使用密碼保護。然而，隨著對安全措施的要求越來越嚴格，這種手動方式無法擴展，且容易產生人為錯誤和安全漏洞。

藉由AI工作流程在文件管理中的協助，財務團隊可以自動化這些安全需求，而不會妥協合規性。其中一個應用案例是ShareFile的AI驅動工作流程。透過這項功能，您可以自動化檔案分享的安全性，並減少因人工介入而造成的人為錯誤的可能性。

自動化文件安全管理的另一個好處是能提升員工的生產力與效率，因為他們需要管理數百或數千份文件。員工可以專注於日常工作的策略性部分，而ShareFile則負責加密。所有文件在傳輸過程中及靜止狀態下都會自動進行加密，員工無需額外執行任何步驟。

ShareFile 也提供了一個 進階文件保護解決方案（虛擬資料室，或稱 VDR），能夠加密最複雜的機密文件。這為文件管理提供了額外的保密性和安全性。

雙向專案管理：針對客戶與團隊成員

與客戶及團隊透過電子郵件進行對話固然專業，但用同樣的渠道來管理專案可能會造成災難和混亂。想像一位顧問同時為20名客戶進行季度財務狀況的審核。這位顧問需要與客戶的法務團隊和內部財務部門進行合作。這是一個典型的情況，使用集中化的平台會非常有幫助。否則，文件版本可能會在電子郵件中遺失，反饋可能無法追蹤，截止日期也可能會延遲。

多虧了像 ShareFile 這樣的文件管理系統，提供無限的協作工具給團隊和客戶，金融專業人士能夠更有效地控制不同專案的管理，同時也不會失去與客戶之間的溝通。同樣地，利用 AI 驅動的工作流程，從這些文件庫中訪問所需的數據變得更加容易。此外，您還可以根據角色和內部參數，以幾個簡單的點擊來管理用戶對文件的存取權限。

看看這個雙向專案管理是如何幫助Jessie Kay的團隊維持更有條理的：

「Projects 功能幫助我們的客戶、管理層與團隊成員更加有條理，並保持資訊同步。透過這種方式，我們避免了重複的電子郵件請求與團隊、管理層及客戶之間的多次來回溝通。」

—— Jessie Kay

Holt McNally & Associates, Inc. 財務主管

如何在金融文件管理中實施AI

金融文件管理的人工智慧聽起來很有前途，但要實現其全部潛力卻需要極大的謹慎。首先，銀行業處理的數據非常敏感，因此需要最高級別的安全性和隱私保護。其次，儘管各金融公司的服務可能相似，但他們的需求卻各有不同。銀行業對於人工智慧驅動的文件管理需求，可能與保險業的需求有所差異。

在這個部分，我們將探討在金融業推行AI驅動的工作流程以進行文件處理時，需考量的幾個關鍵要素。

評估您的財務文件工作流程

雖然從其他企業的 AI 採用成功案例中獲得靈感非常棒，但如果直接複製他們的流程，而不根據你特定的需求做調整，有可能會造成高昂的成本。因此，確定文件處理流程中哪些地方可以讓 AI 發揮價值是很重要的。你可以透過檢視客戶對當前文件流程的反饋來進行這項工作。接著，和你的團隊一起進行頭腦風暴，以下是一些問題：

• 我們想解決什麼問題？
• 這是以客戶為中心的問題還是針對內部團隊的問題？
• 在哪些方面我們可以利用AI來改善，以提供卓越的客戶體驗或提升團隊效率？
• 這會帶來任何合規風險嗎？如果會，該如何避免？

選擇適合的AI工具

你在上述第一步的分析應該能夠指導你需要整合哪些類型的AI工具到你的財務文件處理流程中。這一點很重要，因為金融業內不同的組織可能有著各自不一樣的文件處理流程。例如，處理大量結構化數據的投資銀行可能會優先考慮用於數據提取和分類的AI工具。相對而言，那些處理更複雜的非結構化數據的組織可能會專注於具備高級分析和自然語言處理（NLP）工具的AI驅動文檔。

同樣地，金融專家應該考慮所處理的文件類型、所處理的數據量、個性化或遵循規範的需求，以及工具的可擴展性，以選擇一個能夠適應不斷增長需求的工具。

將 AI 與現有系統整合

將新技術整合進現有系統是許多企業常面對的難題。這是因為有很多因素影響，例如相容性問題、商業目標的一致性、安全標準以及缺乏適當的策略。

確認所選系統與您的ERP解決方案及會計軟體相容，以便順利轉移資料，這樣可以省下時間並減少手動輸入所帶來的錯誤。

舉例來說，ShareFile 專注於支援財務團隊，提供自動化的文件工作流程和安全技術，並且它允許你整合你最喜愛的應用程式，例如會計工具像是 Xero、QuickBooks 或其他商業管理工具。這些整合都是依據處理財務文件的最佳實務設計的。

培訓您的團隊以適應人工智慧

最近的數據顯示，員工對於AI使用的看法與商業領導者的期望之間存在著明顯的落差。為了解決這個問題，新採用AI的企業應該優先考慮員工教育。設立一個培訓計畫，使員工能夠了解AI在他們工作流程中的角色以及預期的影響。 

這個方法對於IKEA成功將AI整合進其營運中非常關鍵。正如IKEA在一則新聞稿中所述，「透過投資於AI及員工的教育，企業可以確保員工透過使用AI變得更具創新性。目標是將對AI的深刻理解融入整個組織，確保IKEA的價值觀能在技術運用上得到體現。」

總結來說，提供一個訓練計畫，強調使用 AI 驅動工具的最佳實踐，以及它們在財務文件工作流程中的有效應用。

監控與優化AI效能

在這裡，你可以評估目前的文件處理流程是否符合設定的目標。這裡是永恆智慧轉化為實用知識的地方。正如物理學家和數學家威廉·湯姆森（William Thomson），凱爾文勳爵（Lord Kelvin）所說：「未被定義的事物無法被衡量，未被衡量的事物無法得到改善，而未被改善的事物總是會退化。」

以AI導入為例，如果你希望將貸款申請處理時間從5天縮短到24小時，而不影響數據準確性，那麼就該開始追蹤其表現是否符合你的預期。如果其表現未達預期或數據準確性受到影響，可能需要對數據提取模型進行調整，或者修改工作流程自動化規則。

AI的導入並不是設置好就可以任其運行的過程。持續的追蹤與調整才能發揮其全部效益。

持續學習關於技術強化的金融工作流程

維持準確的記錄不僅僅是一項最佳實踐；它更是減少損失、管理現金流、提升財務分析和驗證法規遵循的基礎。隨著新技術改變財務文件工作流程，專業人士可以將注意力轉向戰略決策，同時保持高數據品質並適應不斷變化的客戶需求。

然而，隨著 AI 持續進化，金融專家必須透過學習新方法來簡化文件管理，保持領先。藉由將 AI 驅動的解決方案整合到你的 財務工作流程 中，你不僅能提升團隊的生產力，還能改善客戶體驗，使文檔處理變得更快速、簡單且高效。