【案例研究】全球使命與單一系統：Progress ShareFile 如何賦能跨國非營利組織
專案亮點與效益
透過採用 Progress ShareFile 軟體，基督修士會受託人（Trustees of the Christian Brothers）實現了：
- 軟體整合降低成本： 透過系統整合顯著節省軟體採購與維護費用。
- 強化文件儲存與分享資安： 全面提升機密文件的防護規格。
- 加速電子簽署流程： 簽核回收速度從數天縮短至數小時內。
- 降低 IT 維護負擔： 簡化管理流程，降低支援與維護成本。
從分散轉為集中：整合跨國機構的挑戰
當 Richard Owens 在近二十年前擔任「基督修士會受託人」資訊長（CIO）時，他面臨一項艱巨挑戰：將分散在大洋洲（Oceania）各地的機構網路整合至單一數位基礎架構下。當時每個地區皆獨立運作，擁有各自的系統與工作流，導致作業不一致且協作困難。
最初，組織仰賴 Email 與在地伺服器進行儲存。但隨著組織轉型為單一實體運作，對於集中化、使用者友善且具備強大資安功能的協作平台需求大增。在評估多個選項後，受託人團隊選擇採用 Progress® ShareFile® 軟體，並逐步從地端（On-premises）搬遷至雲端，釋放了更高的擴充性與功能。
「我們非常喜歡這款產品，它的操作簡單得非常漂亮。」
—— Richard Owens，基督修士會受託人資訊長（CIO）
為何捨棄 SharePoint，選擇 ShareFile？
儘管組織擁有完整的 Microsoft 軟體授權，Richard 和他的團隊仍選擇 ShareFile 作為主要的文件儲存、協作與簽署解決方案。原因在於簡潔性（Simplicity）與一致性（Consistency）。
- 熟悉且一致的介面： ShareFile 的介面多年來保持一致、熟悉且直覺，如同 Apple 的介面風格，不會因為更新而大幅改變操作習慣。
- 避免資料分散與孤立： Microsoft 365 鼓勵將檔案分散在不同的 Microsoft 平台上，容易導致存取方式多樣、缺乏單一稽核軌跡、孤立檔案（Orphan files）以及高昂的管理成本。ShareFile 則提供了清晰、集中且易於管理的單一介面。
- 快速高效的內建電子簽章： ShareFile 內建的電子簽章功能大幅提升了文件回收速度。
「我們曾將員工從一家公司轉移到另一家公司，需要完成入職簽署文件。60% 到 70% 的文件在一個小時內就簽署回收了。以前這需要花上好幾天——我們非常滿意這個結果。」
—— Richard Owens，CIO
安全性、合規性與資安保障
跨多個洲營運意味著必須遵循複雜的資料隱私法規（特別是歐洲的 GDPR）。當羅馬的領導團隊開始使用 ShareFile 時，團隊曾對 GDPR 合規提出關切。
ShareFile 不僅支援符合 GDPR 規範的作業流程與詳細的資料治理稽核軌跡（Audit Trails），還允許組織開啟 歐盟資料儲存區（EU Storage Zone），確保資料實體保留在歐洲境內。
「即使我們真的不幸遭到駭客攻擊，我們也能精確舉證哪些資料被存取過，這對我們來說非常關鍵。」
—— Richard Owens，CIO
此外，透過 ShareFile 的 Outlook 整合與「檔案索取（Request for files）」功能，資料能直接收集並歸檔至 ShareFile 中，進一步減少對 Email 作為儲存工具的依賴。
AI 應用與工作流創新
憑藉多年的軟體經驗，Richard 敏銳地抓住了 AI 帶來的機遇。最初，組織因為擔心資料外洩（Data Leakage）對 AI 抱持謹慎態度，但 ShareFile 內建的 AI 工具提供了一個極為安全的封閉環境。
使用者可以在不離開 ShareFile 安全環境的情況下：
- 進行文件摘要或重點提問（Interrogate a document）
- 新增註記
- 翻譯義大利文或西班牙文文件
未來展望
Richard 期待繼續深化 ShareFile 的應用。他看好 ShareFile 功能的持續演進，特別是未來跨大容量資料夾結構乃至全組織資料的 AI 文件級應用。
「我們正努力打造一個能夠持續演進的架構。我們越深入使用工作流、表單和專案等功能，就越意識到這款產品有多優秀。這讓我們能更專注於實現我們的使命。」
—— Richard Owens，CIO
