忽視數據保留政策的隱藏風險
了解忽視數據保留計劃的風險，以及如何透過 受管理的檔案傳輸 (MFT) 解決方案 幫助組織執行保留政策。
數據是現代企業的命脈
企業每天從客戶、員工、合作夥伴等多個來源收集大量數據。然而，在爭相收集數據的同時，許多公司往往忽略了一個至關重要的數據管理環節——建立並執行明確的數據保留政策。
如果沒有明確規範 數據應該保留多久，以及 何時應該刪除，企業將面臨多重風險，包括 合規違規罰款、聲譽受損、客戶信任度下降 等。
行業數據保留標準
不同產業和法規對數據保留時間的要求各異，但以下是一些常見的國際標準與規範：
- GDPR（歐盟）： 數據應該「不超過必要的時間」，但未規定具體保留期限。
- HIPAA（美國醫療業）： 隱私政策和安全記錄必須保留至少 6 年。
- IRS（美國稅務）： 建議保留稅務報表 3 至 7 年。
- SOX（美國財務）： 審計紀錄應保存 7 年。
- PCI DSS（支付卡安全）： 審計記錄至少保留 1 年，最近 3 個月內的數據應隨時可用。
忽視數據保留計劃的風險
1️⃣ 合規違規與巨額罰款
隨著數據隱私法規日趨嚴格，全球監管機構加大了對違規企業的處罰力度。例如：
- 2019 年 德國 GDPR 罰款： 德國房地產公司 Deutsche Wohnen 因未遵守數據保留政策，被罰 1,450 萬歐元。
- 2019 年 法國 GDPR 罰款： 房地產公司 SERGIC 因長期保留敏感個人資料，被罰 40 萬歐元。
2️⃣ 資料外洩風險增加
過期數據往往成為駭客攻擊的目標，增加企業數據外洩的風險，導致罰款、客戶流失及品牌信譽受損。
3️⃣ 存儲與維護成本上升
長期保留不必要的數據會導致存儲空間浪費，並增加數據管理與維護成本，特別是對於數據量龐大的企業而言。
4️⃣ 降低生產力與數據品質
過時數據可能會影響決策，並使企業系統運行變慢。因此，適當的數據清理計劃可確保數據準確性與一致性。
如何利用 MFT 解決方案執行數據保留政策
僅制定數據保留政策還不夠，企業還需要合適的技術來落實這些政策。而 受管理的檔案傳輸 (MFT) 解決方案（如 Progress MOVEit）可幫助企業執行數據保留政策。
1️⃣ 集中管理數據
MFT 提供一個 統一管理平台，防止數據分散在電子郵件、FTP 或不安全的共享工具中，確保數據傳輸安全。
2️⃣ 自動化文件生命週期管理
MOVEit 允許管理員設定 自動清理機制，確保超過保留期限的數據自動刪除，減少人為錯誤。
3️⃣ 透明且不可篡改的稽核紀錄
MOVEit 可保留 完整的文件傳輸記錄，確保稽核合規，且日誌不可被修改或刪除，保證數據完整性。
4️⃣ 權限管理與 DLP 整合
MFT 提供細緻的存取權限控管，確保敏感數據僅授權人員可存取，並整合 數據外洩防護 (DLP)，防止未經授權的數據傳輸。
結論
數據保留政策並非「一次設定，永久適用」，而是一個需要持續管理與監控的過程。透過 Progress MOVEit MFT，企業可提高數據治理能力，減少合規風險，並確保數據的安全性與合規性。
現在就開始！ 建立完善的數據保留計劃，確保企業合規並遠離風險！ 🚀
