在 Outlook 中如何撤回電子郵件

獨立研究顯示，91%的組織在其 Microsoft 365 環境中遭遇了外發郵件安全事件。這些事件的主要原因是人為錯誤，無論是添加了錯誤的收件人、附加了錯誤的檔案，還是忘記使用 Bcc 欄位。

在某些特定情況下，可以在 Microsoft Outlook 內召回或替換電子郵件。或者，系統可以發送一封「Outlook 召回訊息」，而不從收件者的收件匣中移除該郵件。由於在 Outlook 中召回電子郵件僅對與您在同一組織內的收件者有效，因此在其他條件滿足的情況下，可以利用此功能來維護 資訊障礙。

如果您發送了包含敏感資料（例如個人資訊、特權資訊或企業資料）的電子郵件給錯誤的人，請立即通知您的安全、合規與風險管理，或IT團隊。及時調查和補救可以減少這類事件對任何涉及資料主體及您組織的影響。此外，如果這類事件經常發生在您或您組織中的其他人身上，讓他們知道我們提供 KnowBe4 Prevent，這是一個先進的電子郵件安全解決方案，可以解決此問題，將會是很有幫助的。

那麼，要怎麼在 Outlook 中收回電子郵件呢？

如果您和您的收件人都在 Microsoft Exchange 或 Microsoft 365，且屬於同一個組織，若某位收件人尚未閱讀該封郵件，您可以透過以下步驟來撤回或取代該郵件。

在 Outlook 中撤回電子郵件（適用於 Exchange 和 Microsoft 365）

  1. 打開你的 已寄件箱 資料夾
  2. 雙擊你想撤回的電子郵件（以打開它）
  3. 前往 檔案 > 資訊
  4. 點擊 重新發送和撤回郵件 > 撤回此郵件
  5. 從以下選項中選擇你想要的：
    1. 刪除未讀副本，這會透過從收件匣中刪除該郵件來「撤回」電子郵件
    2. 刪除未讀副本並以新郵件替換，這會透過刪除未讀副本來「撤回」並將新的電子郵件發送給收件人
  6. 勾選 撤回成功或失敗時告訴我每位收件人 的選項，以得知你的電子郵件是否已被刪除
  7. 選擇 確定

為什麼在 Outlook 中撤回郵件並不總是有效

如上所述，在 Outlook 中撤回電子郵件僅在以下組合的特定條件下有效：

  • 您和您的收件人都使用 Exchange 或 Microsoft 365
  • 您們都在同一個組織內
  • 有收件人尚未閱讀這封電子郵件

如果這些條件及其他相關條件未達成，那麼 Outlook 將預設發送一封撤回郵件，這是一封獨立的（新的）郵件，裡面列出您想要撤回的郵件。這並不會從收件人的收件匣中刪除或替換這封郵件。這意味著在以下情況下，Outlook 的撤回功能將無法正常運作：

  • 您不在 Exchange 或 Microsoft 365 上
  • 您的某些或所有收件人不在 Exchange 或 Microsoft 365 上
  • 收件人是您組織外部的人
  • 收件人已閱讀該電子郵件
  • 原始電子郵件已被移動到並非收件人收件匣的資料夾，例如因為收件人郵箱中的規則（在這種情況下，原始郵件和回收通知電子郵件都將對收件人可用）
  • 您正在使用 Outlook Web Access (OWA)

其他解決方案：延遲發送您的電子郵件

這表示你可以延遲發送的電子郵件的傳送時間，讓你有額外的時間來改變主意。

延遲單封郵件在 Outlook 中發送

  1. 在訊息編輯視窗中點選選項。
  2. 按一下延遲傳送。
  3. 勾選在此之前不傳送的選項。
  4. 從兩個下拉選單中選擇你想要的傳送日期和時間。
  5. 接著按下關閉按鈕以儲存變更。
  6. 在你點擊發送後，訊息會保留在發件箱中，直到你設定的傳送時間。

這樣做只會讓你有一點時間來重新考慮你的訊息；它無法阻止你不小心把郵件發送到錯誤的對象。而且，只有在你記得在郵件離開發件箱之前再次檢查訊息時，才有用。

延遲發送一組訊息

  1. 點擊 檔案 標籤。
  2. 點擊 管理規則與提示。
  3. 在 電子郵件規則 標籤下，點擊 新增規則。
  4. 在 規則精靈 視窗的 步驟 1: 選擇範本 區域，並在 從空白規則開始 下，點擊 將規則套用於我發送的郵件，然後點擊 下一步 繼續。
  5. 在 步驟 1: 選擇條件 列表中，勾選您想要的選項，然後點擊 下一步。
  6. 如果您在點擊 下一步 時未勾選任何條件，會顯示出確認對話框。如果您點擊 是，則您正在建立的規則將會套用到您發送的所有郵件上。
  7. 現在在 步驟 1: 選擇動作 列表中，勾選「延遲送達 幾分鐘」的選項。
  8. 在 步驟 2: 編輯規則描述（點擊底線值） 區域，點擊「延遲送達 幾分鐘」中的底線部分。
  9. 輸入您希望延遲郵件的分鐘數（注意: 送達可以延遲最多 120 分鐘）。
  10. 點擊 確定，然後完成後點擊 下一步。
  11. 接著會出現一個選擇例外的勾選框列表（步驟 1: 如果需要選擇例外）。
  12. 如果您希望將規則套用於所有電子郵件，則點擊 下一步。
  13. 然後在 規則精靈 的 步驟 1: 為此規則指定名稱 區域輸入您所創建的規則名稱。
  14. 勾選 啟用此規則 的勾選框，然後點擊 完成。
  15. 在依賴這個規則發送重要郵件之前，最好先測試一下。
  16. 從現在開始，您發送的每封郵件都會根據設定的時間在發件夾中保存。

再說一次，這個解決方案只有在你仔細檢查每封電子郵件是否有誤發給錯誤的收件人或附上錯誤的附件，並且在它離開發送匣之前進行確認的情況下才會有效。

提升外發電子郵件安全性，搭配 Egress

KnowBe4 Prevent 使用監督式和非監督式機器學習技術來偵測人為錯誤，並在電子郵件發送之前提醒發件人他們的錯誤，以避免事件的發生。

文章來源: How To Recall An Email In Outlook

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