ShareFile 常見問題 FAQs
現代、安全文件工作流程的一條龍解決方案
常見問題 – General FAQs
ShareFile 為企業提供現代化的客戶體驗，結合安全且易於操作的介面，簡化文件與客戶導向的工作流程。
它可減少應用程式之間的切換，整合技術環境，提升效率。
若您的產業屬於高監管領域（如會計、金融服務、保險、醫療或法律），ShareFile 能協助您符合聯邦、州及產業的法規要求。
ShareFile 以合規為核心設計，協助企業遵循 HIPAA、HITECH、FINRA、CFBP 等相關標準，減少合規疑慮。
ShareFile 在檔案傳輸與儲存過程中均採用先進加密技術，安全性遠高於電子郵件附件或一般雲端儲存。
您可自行設定檔案的下載次數上限及連結到期日，確保分享內容的安全性與可控性。
「員工使用者」指公司內部人員；
「客戶使用者」則指外部對象，例如客戶、合作廠商、供應商或合作夥伴。
兩者擁有大部分相同功能，但有以下兩點差異：
1. 客戶使用者無法建立根層資料夾（但若授予上傳權限，可在主資料夾內建立子資料夾）。
2. 只有員工使用者可使用「傳送檔案 (Send a File)」與「請求檔案 (Request a File)」功能。
ShareFile 支援上傳任何檔案格式。
每位使用者可擁有最高 1TB 雲端儲存空間，可安全傳送與接收大型檔案。
不論是冗長的合約、案件文件，或高畫質影片，都能快速且安全地分享。
功能常見問題 – Feature FAQs
可以。
ShareFile 提供 Gmail 與 Outlook 外掛，可讓您在郵件中直接插入檔案連結、上傳並傳送新檔案，或發出文件請求。
透過安全的 ShareFile 連結，您可避免郵件附件過大導致退信的問題，傳輸更快速、安全。
ShareFile 內建的電子簽章功能，讓您可在任何文件上取得具法律效力的電子簽名，無需額外費用。
您只需指定簽署或簽名的位置，文件簽署完成後會自動儲存至對應的 ShareFile 資料夾，
無需再追蹤客戶或手動收回文件。
可以。
透過 iOS 或 Android 版 ShareFile App，您可隨時隨地存取所有文件與資料夾，
並可執行上傳下載、傳送檔案、設定資料夾權限、回覆客戶問題等操作，
所有變更皆會即時同步至您的 ShareFile 帳號。
可以！
ShareFile 支援自訂化設定，您可將帳號外觀調整成符合公司品牌風格，
包括頁首、配色與 Logo 等，展現一致的企業形象，
讓您的品牌成為焦點，而非我們的標誌。
客戶入口可讓您為每位客戶、合作夥伴或供應商建立專屬的安全空間。
在這個入口中，客戶可存取文件、分享檔案、完成任務、發問與回覆，
同時您與客戶都能即時查看最新版本，無需再擔心附件遺失或版本錯亂問題。
這不僅提升工作效率，也優化整體客戶體驗。
不會。
ShareFile 是您現有系統的最強隊友。內部文件依然存放在 iManage 或 NetDocuments 中，而 ShareFile 則是專為與客戶互動設計的窗口，確保外部文件交換既專業又安全。
雖然微軟工具適合內部協作，但 ShareFile 是專為專業人士打造的。它更擅長「以案件為核心」的外部管理、精細的權限控管，以及提供符合產業合規要求的稽核紀錄，讓您在面對客戶時更有底氣。
這是一套「提升績效的專業工具」。它能幫您省下瑣碎的行政作業、加速案件推進，並提升您的專業形象；當然，它強大的安全規格也能讓 IT 部門感到安心。
凡是需要頻繁與外部交換機密文件、對資安要求極高，或從事 M&A（企業併購）、金融管理、法律訴訟等專業服務的團隊，都能從中獲得巨大效益。
詳情請見：https://www.sharefile.com/industry/legal
透過 ShareFile，您可以發送「結構化文件請求」。客戶能直接把檔案上傳到指定位置，且雙方都能一眼看出還缺哪些檔案。系統還會自動幫您「催件」，讓您不再需要每天寫信追檔案。
沒問題。您可以為個別案件建立專屬門戶，工作流程與權限完全貼合專業人士的辦案模式，讓檔案管理井然有序。
有的。從委任書發送到客戶簽名，所有的核准流程都能在同一個介面完成，不需切換多個工具。
您可以輕鬆將定案文件歸檔至公司的內部系統。ShareFile 負責處理「進行中 (WIP)」的動態交換，而長期儲存則交由您的 DMS 處理。
安全性常見問題 – Security FAQs
在資料傳輸過程中，文件會以 256 位元 SSL 加密，這與銀行及電子商務網站所使用的安全層級相同。
上傳至 ShareFile 伺服器的檔案則以 256 位元 AES 加密 儲存，每個檔案都有獨立的加密金鑰。
這些加密金鑰與檔案分開儲存於不同伺服器，確保即使有人取得實體伺服器，也無法存取硬碟上的檔案內容。
最重要的是，這些加密程序皆會在您透過瀏覽器、桌面應用程式或電子郵件分享檔案時自動執行，無需額外安裝軟體。
ShareFile 採用多重先進的存取控制機制來防止未授權存取。
登入後，員工或客戶使用者僅能看到其被授權的資料夾，其他內容將完全隱藏。
您可在報表中心監控使用者活動，包括登入、上傳、下載、分享、刪除等紀錄。
此外：
• 所有密碼皆經過雜湊（hash）處理，即使是 ShareFile 員工也無法存取。
• 系統會針對異常登入或多次登入失敗發出安全警示。
• 管理者可即時停用帳號以降低風險，並可設定密碼定期重設規則。
當您透過瀏覽器使用 ShareFile 時，若閒置超過特定時間，系統將自動登出並要求重新登入。
企業版 (Enterprise) 使用者可選擇整合 Active Directory (AD)，以便透過公司身分驗證流程登入。
使用 ShareFile API 的應用程式無法擷取或儲存帳號憑證，而是使用 oAuth Token 以限定權限存取，
讓桌面應用程式可在背景同步檔案而無需重複輸入密碼。
若使用 AD 整合登入，驗證會導向已設定的 IdP（身分提供者），
成功登入後系統會產生安全的 oAuth Token。若裝置遺失，您可於 ShareFile Web 端的「My Settings」中手動使 Token 失效，保障帳號安全。
ShareFile 帳號資料儲存在 Amazon Web Services (AWS) 全球多地的伺服器上。
這些資料中心通過 SSAE 16 Type II 認證，物理存取權受到嚴格控管，並採雙重驗證機制才能進入存放資料的區域。
所有伺服器均有防火牆保護並定期更新，以確保最新的安全性修補與系統維護。
所有 ShareFile 員工在入職前皆須通過完整的背景審查。
若 ShareFile 技術支援人員需要登入您的帳號協助處理問題，該登入紀錄將完整記錄於帳號活動報表中，確保透明與可追蹤性。
作為客戶與公司之間的 DMZ 式隔離層——確保客戶永遠不會直接存取公司的內部系統。
ShareFile 就像是公司與客戶之間的「安全接待室」。客戶只會在特定的區域內與您協作，完全無法接觸到公司內部的機密核心系統。
絕對不會。
您可以針對每個資料夾或文件精確授權。此外，您還能設定「檔案過期自動失效」、「僅供線上預覽禁止下載」等進階限制，全面掌握文件流向。
是的。
無論是誰上傳、下載、看過文件，甚至是電子簽署的每一個動作，系統都會完整自動紀錄。這不僅方便追蹤進度，更是您應對外部審計與合規檢查的最佳利器。
我們採用銀行級的傳輸與儲存加密、多因素驗證 (MFA) 以及精細的存取控管，確保每一份客戶託付給您的資料都受到最高規格的保護。
是的。ShareFile 提供的保密性與可追溯性，能讓您在執業時輕鬆符合法律倫理與合規要求。
帳務常見問題 – Billing FAQs
• 計費週期自每月 1 日 開始。
• 首次收費會依本月剩餘天數比例計算。
• 之後的月費將於每月 1 日依帳單週期收取。
• 若帳號取消，後續將不再收費。
額外服務或功能之費用同樣於下單時收取，
首月依剩餘天數按比例計費，之後按正常週期收取。
若取消額外功能，已付款項目將不退費。
如發現帳單錯誤，請於 60 天內 聯繫 ShareFile 申請調整。
若您為帳號管理員或具備「編輯帳務資訊 (Edit Billing Information)」權限，
可直接在應用程式中更新付款資料：
路徑： Admin Settings > Billing > Edit Billing Info
請前往 Admin Settings > Billing > Request Plan Changes。
僅具有「Request Plan Changes」權限的員工使用者可申請修改帳單方案。
客戶體驗 – Client Experience FAQs
完全不需要。 客戶只需點開連結並通過安全驗證即可開始使用，這比處理 Email 加密附件更直覺、更方便。
可以。您可以客製化專屬門戶的視覺風格，讓客戶在操作時始終感受到您公司的品牌形象與專業度。
根據經驗，客戶反而更喜歡這種「清晰且安全」的互動方式，特別是在處理高價值或高度敏感的業務時，這會讓他們對您的專業更有信心。
不會。ShareFile 是「加法」，它能補強您現有的流程，而非取代。您的核心作業方式不需要大幅變動。
可以。許多律師事務所會先從一兩個部門（如 M&A 或金融部門）開始，再推廣到全公司。
幾乎是立刻。 您會發現找檔案的時間變少了、Email 收件匣乾淨了，案件推進的透明度也顯著提升。
對於專業人士來說，這項投資意味著：
把時間留給專業： 減少無法計費的瑣碎行政時間。
結案更有率： 縮短文件往返時間，案件成交更快。
安心執業： 徹底降低資料洩漏的風險。
品牌加分： 給予客戶最頂級、專業的互動體驗。通常是立竿見影——減少了催促檔案的時間、減少電郵量，且互動更透明。
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